Betriebskosten Was es zu beachten gilt

Die Berechnung der Nebenkosten kann nach verschiedenen Verteilungsschlüsseln erfolgen. Der im Mietvertrag vereinbarte Umlageschlüssel muss von Vermieter oder Vermieterin eingehalten werden. Es gibt allerdings Gestaltungsspielräume.

Mietrecht-Serie — Der vereinbarte Verteilungsschlüssel muss eingehalten werden. © pixabay_CCO

Verschiedene Verteilungsschlüssel

Immer wieder fragen sich Eigentümer, nach welchem Verteilungsschlüssel die Betriebskosten eines Mietobjekts idealerweise umgelegt werden. Der Gesetzgeber macht hier klare Vorgaben, allerdings lässt er auch Gestaltungsspielraum zu. Es ist sogar möglich, im Mietvertrag für jede Betriebskostenart einen eigenen Umlageschlüssel zu definieren. So können beispielsweise die Grundsteuer nach der Quadratmeterzahl, der Müll und der Wasserverbrauch hingegen nach der Personenzahl abgerechnet werden. Die Bestimmung des Umlageschlüssels für die anfallenden Nebenkosten wird im Mietvertrag festgelegt. Allerdings ist es möglich, dass sich ein Eigentümer bei Vertragsschluss den Umlageschlüssel bis zur ersten Jahresabrechnung offen hält und hierzu ein entsprechendes einseitiges Bestimmungsrecht in den Mietvertrag einbaut (BGH, Urteil vom 5.11.2014, AZ: VIII ZR 257/13).

Falls im Mietvertrag ein Umlageschlüssel für alle oder nur bestimmte Betriebskosten, wie beispielsweise den Müll, festgelegt wurde, muss man sich bei der Abrechnung natürlich unbedingt daran halten. Etwas anderes gilt nur für den Fall, dass nach Verbrauch abgerechnet werden kann. Dies setzt jedoch voraus, dass sich die verschiedenen Verbräuche auch exakt bestimmen lassen.

Ein "klassisches" Beispiel

Im Mietvertrag ist eine Umlage des Kaltwassers nach Personen vereinbart. Irgendwann später wurden in dem Mietobjekt Wasserzähler eingebaut. Klar ist, dass ab dem Zeitpunkt des Einbaus die Kaltwasserkosten nach dem Verbrauch berechnet werden müssen, denn eine Abrechnung nach Verbrauch hat immer Vorrang.

Kein Umlageschlüssel vereinbart

Wurde im Mietvertrag kein Umlageschlüssel für die Betriebskosten definiert, müssen die Kosten anteilig nach der Wohnfläche auf die Mieter verteilt werden. Allerdings gibt es auch hier die Ausnahme, dass eine Betriebskostenart, deren Verbrauch sich erfassen lässt, entsprechend verbrauchsabhängig abgerechnet werden muss. Natürlich gibt es Betriebskosten, wie die Grundsteuer, die sich nicht nach irgendeinem "Verbrauch" bestimmen lassen. Diese Kosten muss ein Vermieter immer entsprechend der Wohnfläche umlegen (§ 556 a Abs. 1 Satz 1 BGB).

Keine späteren Korrekturen

Ist ein Umlageschlüssel für Betriebskosten erst einmal per Mietvertrag vereinbart, so gilt er für beide Seiten. Der Gesetzgeber sieht kein Änderungsrecht des Umlageschlüssels vor und es besteht auch kein allgemeines Korrekturrecht (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Auflage 2015, § 556a BGB Rn. 14, 52). Eine Ausnahme gibt es nur, wenn z. B. die besagten Wasserzähler nachträglich eingebaut werden und eine Umstellung auf Verbrauchszählung möglich wird.

Sind solche Zähler für die Verbrauchsmessung installiert, hat der Mieter übrigens sogar das Recht, auf eine verbrauchsabhängige Abrechnung zu bestehen (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Auflage 2015, § 556a BGB Rn. 62).

Rechte des Mieters

Ein Mieter kann nur dann rechtlich gegen den Umlageschlüssel vorgehen und auf eine Vertragsanpassung nach § 313 BGB bestehen, wenn die Betriebskostenabrechnung grob unbillig ist und damit als extrem ungerecht empfunden wird (BGH, Urteil vom 31.05.2006, Az.: VIII ZR 159/05). Wann bei einem Umlageschlüssel allerdings von einer groben oder krassen Unbilligkeit auszugehen ist, hängt immer von den konkreten und individuellen Umständen ab und unterliegt engen Grenzen. So entschied beispielsweise das Landgericht Aachen im Urteil vom 04.06.1993, Az.: 5 S 58/93, dass die Abrechnung der Nebenkosten (Wasser, Abwasser, Müllabfuhr und Aufzug) nach der Wohnfläche nicht unbillig ist, wenn der Vermieter eine Abrechnung nach dem Umlageschlüssel der Personenzahl nur unter Verwaltungsmehraufwand erstellen kann und der betroffene Mieter lediglich eine anteilige Nebenkostenersparnis in Höhe von 50 Prozent erhalten würde. Auch bloße Zweifel an der Billigkeit des Flächenmaßstabs genügen nicht (BGH, Entscheidung vom 12.03.2008, Az.: VIII ZR 188/07).

Vermieter müssen Abrechnungsfristen einhalten

Wenn sich Eigentümer bei der Jahresabrechnung nicht an den vertraglich vereinbarten Umlageschlüssel halten, gilt dies übrigens "nur" als materieller Fehler (BGH, Urteil v. 17.11.2004, VIII ZR 115/04). Aber grundsätzlich gilt, dass nur ordnungsgemäß erstellte Abrechnungen fällig werden. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollte die Abrechnung vor Ablauf der Abrechnungsfrist fertig und - falls nötig - auch korrigiert sein. Denn nur innerhalb der Frist können Kosten nachgefordert werden.

Spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraums muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter vorgelegt werden. Versäumt der Eigentümer diese Frist, kann er keine Nachforderungen mehr stellen. Ein Beispiel: Eine Abrechnung für den Zeitraum 1. Januar 2016 bis 31. Dezember 2016 muss dem Mieter spätestens bis zum 31. Dezember 2017 zugehen. Umgekehrt sieht es hingegen anders aus: Ergibt sich bei einer verspäteten Abrechnung für den Mieter ein Guthaben, muss der Vermieter dieses trotzdem auszahlen.

Fristen gelten auch nach Auszug des Mieters

Die Ein-Jahres-Frist gilt für Vermieter übrigens auch dann, wenn der Mieter zwischenzeitlich ausgezogen ist. Der Mieter kann seinerseits nicht vom Eigentümer verlangen, seine Abrechnung früher zu erhalten. Der Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten beträgt immer zwölf Monate. Er lässt sich nicht verlängern und nicht verkürzen, auch nicht vertraglich. Es ist dabei allerdings egal, von wann bis wann er dauert - ein Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember ist genauso zulässig wie einer vom 1. Juli bis zum 30. Juni.

Wahl zwischen acht Verteilungsschlüsseln

Die folgenden acht Verteilerschlüssel sind für eine Betriebskostenabrechnung möglich:

Das Verhältnis der Nutz- oder Wohnflächen oder des umbauten Raumes
Die Zahl der Nutzer (Personenschlüssel)
Der unterschiedliche Verbrauch
Die unterschiedliche Nutzung
Das Verhältnis der Mieten
Nach Miteigentumsanteilen (häufig ist dies bei Eigentumswohnungen der Fall)

Diese Angaben dürfen nicht fehlen

Natürlich muss jede Betriebskostenabrechnung formal richtig und vollständig sein. Mindestvoraussetzungen sind eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angaben und Erläuterungen der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung der Anteile des Mieters sowie der Abzug der Vorauszahlungen. Nur wenn diese Angaben in der Abrechnung enthalten sind, kann der Mieter auch die Kostenermittlung und die sich ergebende Nach- oder Rückzahlung nachvollziehen.

Vergessenes kann nicht nachberechnet werden

Übrigens führen inhaltliche Fehler nicht zwangsläufig dazu, dass die Frist für die Betriebskostenabrechnung ausläuft. Mit anderen Worten: Korrekturen, die nicht zu Lasten des Mieters gehen, kann der Vermieter auch später noch vornehmen. Hat der Vermieter etwas vergessen oder zu seinen Ungunsten falsch berechnet, kann er nichts mehr vom Mieter nachverlangen. Mieter haben im Zuge der Betriebskostenabrechnung in der Regel kein Recht auf Belegkopien - etwa von der Heizkostenabrechnung. Allerdings dürfen sie solche Belege beim Vermieter einsehen.

Abrechnung nach Rechnungsstellung

Um den Aufwand bei der Betriebskostenabrechnung etwas zu verringern, können Vermieter das sogenannte Abflussprinzip anwenden. Das bedeutet, dass die Posten abgerechnet werden, für die ein Vermieter selbst erst im Laufe des Abrechnungszeitraums eine Rechnung erhalten hat. Ein Beispiel: Der Eigentümer kann in der Abrechnung für das Jahr 2016 Wasserkosten abrechnen, die zwar bereits 2015 entstanden sind, für die er die Rechnung aber erst im Jahr 2016 bekommen hat. Dies gilt zumindest immer dann, wenn sich für den Mieter daraus keine wesentlichen Nachteile ergeben. Und diese Methode ist auch nur für die sogenannten kalten Betriebskosten zulässig.

Berechnung der Heizkosten

Heizkosten müssen nach dem tatsächlichen Verbrauch im konkreten Abrechnungszeitraum ermittelt werden. Die Heizkostenverordnung regelt, dass mindestens 50, höchstens aber 70 Prozent der Heizkosten nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden müssen - der Rest nach Wohnfläche. Ausnahmen gibt es aber beispielsweise für besonders energieeffiziente Gebäude.

Steigende Betriebskosten

Sind die Betriebskosten übers Jahr gestiegen, darf der Vermieter für das Folgejahr eine Anpassung vornehmen und die Betriebskostenvorauszahlung erhöhen. Welche Betriebskosten ein Vermieter konkret auf seinen Mieter umlegen darf, regelt die Betriebskostenverordnung. Zusätzlich muss aber auch im Mietvertrag vereinbart sein, welche Posten der Mieter tragen soll. Stehen einzelne Nebenkosten nicht im Vertrag, können Vermieter dafür auch keine Pauschale verlangen. Allerdings kann im Mietvertrag vereinbart werden, dass auch "sonstige" Betriebskosten abgerechnet werden dürfen. Das hat dann zur Folge, dass zusätzlich Nebenkostenarten abgerechnet werden können, die erst nachträglich hinzukommen - beispielsweise die Wartung eines neu installierten Rauchmelders. Betriebskosten für leer stehende Wohnungen dürfen übrigens nicht auf andere Mieter übertragen werden - diese muss der Eigentümer grundsätzlich selbst bezahlen. Verband Wohneigentum Nordrhein-Westfalen e. V.